InvitYou, la solution digitale de gestion d’événements

InvitYou, la solution digitale de gestion d’événements

A la sortie de la fac, en 2005, Elodie et Marc Tudela créent Corpo’Events, agence de communication événementielle basée à Montpellier. L’agence n’a de cesse de vouloir se démarquer et de proposer des concepts originaux à ses clients.

Elle organise aujourd’hui ses activités autour de 3 pôles de compétences : l’optimisation de la gestion d’événements par le digital, le tourisme d’affaires qui valorise l’humain, et la créativité en matière de communication événementielle. A son actif, plus de 1000 événements organisés et 600 entreprises accompagnées pour séminaires et conventions, voyages incentive, soirées événementielles, lancements de produits, conférences etc.

Le digital à l’aide des organisateurs d’évènements

Corpo’Events utilise majoritairement le digital pour commercialiser ses offres et mettre en avant son savoir-faire. Ainsi, 5 sites/marques pour chacune de ses activités (SeminUp, Sport’Coach, French DMC, Soirées parisiennes, InvitYou) et un blog d’actualités de l’Evénementiel.

C’est la plateforme InvitYou, solution digitale de gestion d’événements professionnels, qui nous intéresse ici. Pour répondre efficacement à la baisse des effectifs dédiés dans les entreprises et à la course contre le temps et les budgets, Corpo’Events a créé, il y a 5 ans, sa plateforme InvitYou.

Cet outil est destiné à faciliter la vie des responsables événementiels dans les entreprises, en général Grands Comptes. Depuis 3 ans et sa mise en service réel, plus de 50 grands groupes l’utilisent quotidiennement, pour la plupart avec des licences à l’année (utilisation sans limite pour tous les événements de l’entreprise sur une année).

Les planifications, négociations, invitations… toutes ces tâches en accumulation constituent un casse-tête pour l’organisateur, que Corpo’Events, entend clarifier avec InvitYou comme l’explique la vidéo en fin d’article. Corpo’Events annonce aller plus loin dans la simplification de l’organisation et la maîtrise des budgets, ce que cherchent les organisateurs depuis que l’Evénementiel existe.

Packages ou solutions personnalisées

Pour ce faire, Corpo’Events propose des packages formatés ainsi que des solutions personnalisées. L’organisateur de l’événement dispose alors de sa propre boîte à outils digitale et, si besoin, sur le terrain, il est épaulé par un chef de projet délégué par l’agence. Pour gagner du temps et se recentrer sur les rapports humains, commerciaux et organisationnels…, les tâches chronophages sont automatisées.

Parmi les composantes des packages, un site Internet d’inscription peut être créé pour l’événement, les questions essentielles s’y trouveront et l’organisateur gagnera du temps en centralisant toutes les informations importantes (documents, photos, vidéos, plan d’accès…). La gestion des e-invitations est optimisée pour permettre à l’event planner de rester efficace et de respecter ses délais. Les e-badges sont générés automatiquement et les statistiques afférentes communiquées en temps réel. Les inscriptions se font au travers d’un formulaire qui collecte et analyse les réponses. La billetterie a des fonctions avancées, l’accueil est personnalisé, les plans de table et le remplissage des salles optimisés au fur et à mesure. Sans oublier la video live qui permet de participer, même à distance, et opère simplement la captation de l’événement.

Corpo’Events est à même de proposer à ses clients d’autres fonctionnalités digitales en rapport avec les particularités de leurs événements. L’agence s’institue facilitateur ou accompagnateur dans l’événement, l’organisateur demeure totalement maître de son événement.

Corpo’Events en résumé :

  • www.corpo-events.fr
  • Marc Tudela, président et Elodie Tudela, directrice générale
  • 2 bureaux à Montpellier et Paris
  • 20 permanents et un staff de 50 freelances
  • 1000 événements organisés depuis 2005
  • 650 clients grands comptes

Eric Watiez