Certification des foires et salons : la condition de la confiance

Certification des foires et salons : la condition de la confiance

A l’issue de chaque salon, le premier communiqué diffusé par l’organisateur fait généralement et fièrement état du nombre de visiteurs. Un chiffre qui tombe comme un couperet et qui est censé refléter à lui seul la bonne santé de la manifestation. Bien sûr, tout n’est pas aussi simple et il existe d’autres indicateurs dignes d’intérêt mais bien plus compliqués à obtenir comme le chiffre d’affaires réalisé par les exposants… Pour revenir à notre sacro-saint chiffre d’affluence visiteurs, il est facile de voir de quelle manière il peut être obtenu : avec le nombre de tickets scannés ou récupérés ou bien avec le comptage mécanique ou électronique. En revanche, comment se fier aux chiffres annoncés sans arrière-pensée, surtout lorsqu’ils sont trop flatteurs ? Comment faire la distinction entre nombre de visiteurs et nombre de visites ?

 

Pourquoi faut-il une certification des foires et salons ?

Comme chaque secteur économique d’importance, les foires et salons disposent d’une certification dont le rôle est d’établir de manière indiscutable les vrais chiffres de fréquentation. Ce besoin de transparence est partagé par tous les acteurs de la filière : les exposants, les visiteurs, et même les organisateurs.

Les exposants achètent à l’organisateur une promesse de contacts. Les visiteurs, qu’ils soient professionnels ou grand-public, méritent légitimement de connaître le contenu du salon avant de se déplacer : superficie, nombre d’exposants, nomenclature. L’organisateur doit également pouvoir comparer en toute confiance les performances de ses concurrents avec celles de ses propres salons, pour mieux les positionner et les faire évoluer. D’autre part, l’indication précise de la fréquentation d’un évènement permet aux pouvoirs publics de mettre en oeuvre les moyens nécessaires à son bon déroulement en termes d’infrastructure, de sécurité.

Enfin, la publication d’indicateurs précis permet au média salon de pouvoir comparer objectivement ses audiences avec tous les autres canaux de communication : presse, affichage, radio, internet… Ainsi, la certification a été rendue obligatoire pour toutes les manifestations économiques (c’est-à-dire réunissant des exposants ayant payé leurs emplacements) depuis le 7 juillet 2006.

 

Qui est concerné par la certification ?

Les salons – les foires – les congrès avec exposition indépendamment du statut et de la nationalité de l’organisateur, du lieu, du type de visiteurs (professionnels – grand public), du nombre d’exposants, du caractère géographique (local, régional, national, international), du thème, des dates et de la périodicité des manifestations.

 

Qui n’est pas concerné ?

  • Les congrès sans exposition, les manifestations agricoles (lorsque seuls des producteurs ou des éleveurs y sont exposants)
  • Les expositions internationales (régies par la Convention de Paris du 22/11/1928)
  • Les expositions ne comportant aucune opération commerciale
  • Les expositions de nature éducative, scientifique, d’information, ou consacrées aux oeuvre de l’esprit relevant du code de la propriété intellectuelle, les fêtes foraines
  • Les expositions exclusivement artistiques
  • Les manifestations relevant du statut de la “vente au déballage” hors parc d’expositions

 

Que risque l’organisateur en cas d’absence de certification ?

Risque en termes d’image

Un des buts de la certification est d’assurer la transparence sur l’importance des manifestations vis-à-vis des sociétés exposantes, des visiteurs et des congressistes. Une absence de certification fera peser un doute sur la qualité des manifestations non certifiées.

Risque financier

Un organisateur qui ne fait pas certifier ses manifestations risque (de manière cumulative) :

  • Une amende de 15 000 € en organisant une manifestation commerciale sans la déclaration prévue à l’article L. 762-2 ou en ne respectant pas les conditions de réalisation de la manifestation déclarée.”
  • Une amende de 37 500 € pour toute publicité en faveur d’une foire ou d’un salon qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration préalable (article L121-15 du Code de la consommation). Ce montant pouvant être porté à 50% du montant des dépenses consacrées à la publicité.

Risque en termes d’assurances

Une absence de récépissé de déclaration, même si elle ne remet pas en cause directement le contrat de location entre l’organisateur et l’exploitant du parc enregistré, a une incidence importante en termes d’assurances : quel assureur couvre les risques pour une manifestation non déclarée, donc ne rentrant pas dans le cadre légal ? Les premières clauses d’exclusion des
polices d’assurances sont les non-conformités par rapport à la législation (attention, le fait de payer ses cotisations d’assurances n’engage pas l’assureur à ne pas faire valoir des clauses d’exclusion en cas de sinistres).

Globalement, la certification permet à chacun (exposants, visiteurs et journalistes) d’appréhender l’importance de la manifestation, son évolution au fil des sessions… et d’avoir une échelle de comparaison entre manifestations concurrentes avec une base d’informations commune.

 

L’OJS, précurseur de la certification des foires et salons

controle billets salonEn 1967, les organisateurs de 16 salons et de 23 foires-expositions fondèrent l’OJS (Office de Justification des Statistiques), pour qu’à l’image de l’OJD dans le secteur de la presse, les exposants et visiteurs puissent disposer de résultats chiffrés incontestables.

Jusqu’à juin 2006, le contrôle relevait d’une démarche volontaire de la part des organisateurs, l’OJS contrôlant jusqu’à 250 foires et salons par an. Début 2007, dans le cadre de la nouvelle réglementation instituant un contrôle obligatoire des chiffres des foires et salons, cette activité est rentrée dans le champ concurrentiel, ce qui a conduit l’OJS à abandonner l’activité qui avait justifié sa création.

En se séparant de son activité de contrôle, l’OJS a dès lors concentré son activité sur l’analyse et l’étude statistique des chiffres du secteur des foires, salons et congrès et en a fait son coeur de métier. L’OJS n’est plus organisme certificateur depuis le 31 juillet 2008 mais est devenu une marque collective appartenant à UNIMEV.

 

Qui peut désormais certifier un salon ?

Actuellement, pour pouvoir légalement se revendiquer en tant qu’organisme de certification des foires et salons, il faut impérativement être accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation) en répondant aux critères d’exigences relatifs au respect de la norme ISO 17020 dans le champ d’application dédié à l’inspection / contrôles des caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales.

À ce jour, trois sociétés peuvent se prévaloir de cette accréditation : Dekra certification, Expocert et Expo’Stat. Précision utile : les organisateurs de manifestations de moins de 1 000 m2 ont un choix supplémentaire : faire réaliser la certification par leur site d’accueil.

En termes d’importance sur le marché, c’est Expo’Stat qui en reprenant le portefeuille géré précédemment par l’OJS et constitué en majorité d’adhérents UNIMEV, pèse le plus lourd avec 800 manifestations certifiées. Ensuite, Expocert le premier organisme à avoir été accrédité par le COFRAC revendique la certification de 300 salons et foires. Enfin, DEKRA Certification qui est un poids lourd international de la certification dans de nombreux domaines, a fait son entrée début 2016 sur le secteur des foires et salons et certifie à ce jour une centaine de manifestations préalablement certifiées par INFORA.

Tout organisateur peut donc choisir indifféremment l’un des 3 organismes accrédités par le COFRAC. Nous avons demandé à chacun des 3 acteurs de nous expliquer leur démarche et comment ils effectuent leur mission.

 

Plusieurs méthodes pour un même objectif

Expo’Stat

La procédure de certification mise en place par Expo’Stat s’établit par niveau : Le premier niveau de contrôle s’effectue à partir de l’étude des documents comptables et des données chiffrées fournis par l’organisateur. Dans 60 % des cas, une visite sur la manifestation est organisée. Le deuxième niveau consiste en une recherche de cohérence avec des manifestations comparables, en mettant en perspective le nombre d’exposants par rapport à la surface et au nombre de visiteurs. Une demande d’explications est formulée auprès de l’organisateur si une incohérence est décelée.

Enfin, une fois tous les contrôles étant effectués positivement, le certificat reprenant les données publiques déposées en préfecture est remis à l’organisateur. Les tarifs pratiqués par Expo’Stat oscillent entre 300 € et 1 500 € HT hors options.

Expocert

Le système mis en place par Expocert repose sur une application web dans laquelle l’organisateur remplit un livret en ligne et télécharge l’ensemble des documents nécessaires à la certification : contrat de location du parc d’expositions, bulletin d’inscription exposants vierge, factures exposants, facture des billets et badges d’entrée, statistiques du prestataire
de comptage ou attestation sur l’honneur, catalogue…

Sur la base de tous ces documents, Expocert vérifie et effectue un contrôle de cohérence en comparant avec les sessions précédentes avant de délivrer une certification. Les tarifs s’échelonnent entre 360 et 500 € pour un salon entre 700 et 1 000 exposants. Un dégressif est appliqué au-delà de 10 salons et les tarifs adaptés sont proposés aux associations. Indicateur
important : Certains clients sont fidèles depuis 2008, date de la création d’Expocert.

Dekra

La certification opérée par Dekra obéit à une méthode très normée articulée en 3 étapes :

  • Présence systématique sur les salons pour contrôle visuel du nombre d’exposants, de la surface correspondante et des espaces d’animation. Contrôle de cohérence entre les éléments transmis par l’organi-sateur et les relevés effectués pendant la manifestation.
  • Comparaison avec les ratios réglementaires et les ratios propres à Dekra. D’autres éléments sont également recoupés : données sur les sites internet, le climat (pour les salons grand public), flux des sites, informations sur les restaurations, sur l’occupation des parkings…
  • Envoi du procès-verbal à l’organisateur environ 7 jours après la fermeture si les éléments ont bien été transmis dans les délais. L’objectif prioritaire pour Dekra, au-delà du caractère indiscutable des données, est de ne pas faire supporter une surcharge de travail à l’organisateur ou aux gestionnaires de sites.

C’est dans cette logique que Dekra propose que la législation évolue sur un certain nombre de points de simplification parmi lesquels la procédure de déclaration en préfecture pour que ce soit l’organisme certificateur qui télédéclare directement les données au ministère sur le site www.foiresetsalons.entreprises.gouv.fr, et non pas le site d’accueil comme actuellement. La tarification selon DEKRA s’établit par tranches, en fonction du nombre d’exposants, de 500 jusqu’à environ 2 000 €.

 

Cet article a été publié dans le Guide des Salons de juin 2017